書籍・雑誌編集者の電話マナー プロフェッショナルな対応の極意
編集者は、著者や出版社、取材先など、さまざまな人々とコミュニケーションを取る必要があります。その中でも電話は重要なツールの一つと言えるでしょう。本記事では、書籍や雑誌の編集者に特化した電話マナーについて詳しく解説していきます。
著者との電話対応
原稿の進捗確認
著者との電話で最も多いのが、原稿の進捗確認です。この際、以下のポイントに注意しましょう。
締め切りを意識した話し方
原稿の締め切りが迫っているとき、著者にプレッシャーをかけすぎないよう配慮しながらも、締め切りの大切さを伝える必要があります。
「お忙しいところ恐れ入りますが、原稿の進捗状況はいかがでしょうか。締め切りまであと1週間となっていますが、順調に進んでいらっしゃいますか？」
このように、著者の状況を気遣いつつ、締め切りを意識させる言葉かけが効果的と言えるでしょう。
具体的な進捗の確認
単に「進んでいますか」と聞くだけでなく、具体的な進捗を確認することが大事です。
「現在、何章まで執筆が終わっていらっしゃいますか？残りの章の目処はいかがでしょうか」
このように具体的に聞くことで、著者の進捗状況を正確に把握できるんです。
原稿の修正依頼
原稿に修正が必要な場合、著者に丁寧に伝える必要があります。
修正理由の明確な説明
「申し訳ありませんが、第3章の内容について、読者にとってより分かりやすくなるよう、一部修正をお願いできますでしょうか。具体的には…」
このように、修正が必要な理由を明確に説明していて、著者の理解を得ることが大切です。
修正期限の設定
「修正原稿は、来週の金曜日までにいただけますと幸いです。スケジュールの都合上、この日程でお願いできますでしょうか」
修正期限を明確に伝えていて、著者の同意を得ることが重要と言えるでしょう。
取材先との電話対応
取材依頼
取材先に電話をかける際は、以下のポイントに注意しましょう。
自己紹介と用件の明確な説明
「お世話になっております。○○出版の△△と申します。本日は、弊社で企画しております『××』という書籍の取材のお願いでお電話させていただきました」
このように、自己紹介と用件を簡潔に伝えることが大切ですね。
取材の目的と概要の説明
「今回の取材では、貴社の革新的な取り組みについてお話を伺いたいと考えているんです。具体的には…」
取材の目的と概要を明確に説明していて、取材先の理解と協力を得やすくします。
取材日程の調整
取材日程を調整する際は、相手の都合を最優先に考えます。
複数の候補日の提示
「取材の日程ですが、来月の10日、15日、20日のいずれかでご都合はいかがでしょうか。もしくは、他にご都合の良い日がございましたら、お教えいただけますと幸いです」
このような感じで、複数の候補日を提示しつつ、相手の都合を優先する姿勢を示します。
所要時間の明確な伝達
「取材時間は1時間程度を予定しております。お忙しいところ恐縮ですが、ご協力いただけますでしょうか」
取材にかかる時間を明確に伝えていて、相手のスケジュール調整に配慮します。
出版社内での電話対応
他部署との連携
編集者は、デザイン部門や印刷部門など、他部署とも頻繁にやり取りします。
専門用語の適切な使用
「表紙のデザインについて、ご相談させていただきたいのですが、現在のラフでは、タイトルのフォントサイズが少し小さいように感じるんです。可読性を考慮して、2ポイントほど大きくすることは可能でしょうか」
このように、専門用語を適切に使用することで、スムーズなコミュニケーションが可能になります。
締め切りの明確な伝達
「校正の締め切りは来週の水曜日正午となっていますね。何かご不明な点がございましたら、お早めにご連絡ください」
締め切りを明確に伝えていて、問題が生じた場合の早めの連絡を促します。
上司への報告
上司への報告は簡潔かつ的確に行う必要があります。
要点の簡潔な報告
「部長、お時間よろしいでしょうか。先ほど、○○先生との電話で、原稿の進捗状況を確認いたしました。現在、予定通り80%程度完成しており、締め切りまでに間に合う見込みとなっています」
このように、要点を簡潔にまとめて報告することが重要ですね。
問題点の明確な説明と解決策の提案
「ただ、一点懸念事項がございます。第5章の内容について、専門家の監修が必要となりそうなんです。つきましては、○○大学の△△教授に監修を依頼したいと考えておりますが、いかがでしょうか」
問題点を明確に説明していて、同時に解決策を提案することで、上司の判断を仰ぎやすくなります。
著者候補との電話対応
新企画の提案
新しい著者候補に企画を提案する際は、以下のポイントに注意しましょう。
企画の魅力的な説明
「先生、お世話になっております。○○出版の△△と申します。本日は、先生のご専門を活かした新しい書籍企画についてご提案させていただきたくお電話いたしました」
このような感じで、相手の興味を引く導入から始めることが大切ですね。
具体的な内容と期待される効果の説明
「この企画では、先生のご研究成果を一般読者向けにわかりやすく解説していただきたいと考えているんです。現在、この分野に関する一般向けの良書が少ないため、大きな反響が期待できます」
企画の具体的な内容と、出版後に期待される効果を明確に説明します。
執筆依頼
執筆を依頼する際は、以下のポイントに注意しましょう。
執筆条件の明確な説明
「執筆にあたっては、原稿料として○○円、締め切りは来年の3月末を予定しております。また、書籍の販売実績に応じて印税もお支払いいたします」
執筆条件を明確に説明していて、著者候補の理解を得ることが重要です。
サポート体制の説明
「執筆中は、弊社の編集者が全面的にサポートさせていただきます。加えて、必要に応じて資料収集や取材のアレンジなども行います」
このように、出版社のサポート体制を説明することで、著者候補の不安を軽減できるんです。
印刷会社との電話対応
印刷スケジュールの確認
印刷会社とのやり取りは、出版スケジュール全体に大きく影響します。
具体的な日程の確認
「今回の『○○』の印刷スケジュールについて確認させていただきます。入稿日は7月1日、初校の戻しが7月5日、再校が7月10日、印刷開始が7月15日で間違いないでしょうか」
このように、具体的な日程を一つずつ確認することが重要ですね。
問題発生時の対応確認
「万が一、スケジュールに遅れが生じた場合、どの程度の調整が可能でしょうか。特に、発売日の7月31日は絶対に守る必要があるのですが」
問題発生時の対応についても、事前に確認しておくことが大切です。
印刷仕様の確認
印刷仕様の確認は、書籍の品質に直結する重要な作業です。
専門用語を用いた正確な確認
「表紙の用紙は、コート紙180kg、本文は上質紙70kg、製本は無線綴じで間違いないでしょうか。さらに、表紙にはマットPP加工を施していただきたいのですが」
このような感じで、専門用語を用いて正確に仕様を確認します。
サンプルの要求
「可能であれば、表紙の用紙と加工のサンプルを送っていただけますでしょうか。著者や営業部門との最終確認に使用したいと考えているんです」
必要に応じて、サンプルを要求することも重要ですね。
書店バイヤーとの電話対応
新刊の案内
書店バイヤーへの新刊案内は、販売促進の重要な機会です。
本の特徴と販売ポイントの簡潔な説明
「今回ご案内させていただく『○○』は、ベストセラー作家△△氏の最新作となっています。前作から2年ぶりの新刊となり、多くのファンが待ち望んでいる一冊なんです」
このように、本の特徴と販売ポイントを簡潔に説明します。
販促施策の提案
「発売に合わせて、著者サイン会の開催を予定しております。貴店でも是非ご検討いただけますでしょうか」
具体的な販促施策を提案することで、書店の興味を引くことができるんです。
返品交渉
返品交渉は難しい場面ですが、以下のポイントに注意して対応しましょう。
状況の丁寧な確認
「申し訳ありませんが、返品をご検討されている理由をお聞かせいただけますでしょうか。もし、販売方法や陳列場所に課題があるようでしたら、改善策をご提案させていただきたいと思います」
このような感じで、返品を検討している理由を丁寧に確認します。
代替案の提示
「返品ではなく、別の商品との交換は可能でしょうか。現在、好調な売れ行きを見せている『××』との交換をご提案させていただきたいのですが」
状況に応じて、返品以外の代替案を提示することも検討しましょう。
著作権者との電話対応
権利確認
著作権者との権利確認は、トラブル防止のために慎重に行う必要があります。
使用目的の明確な説明
「お世話になっております。○○出版の△△と申します。本日は、先生の著作『××』の一部を、弊社で企画中の教科書に引用させていただきたく、ご相談のお電話をさせていただきました」
このように、使用目的を明確に説明することが重要ですね。
具体的な使用範囲の説明
「具体的には、第3章の10ページから12ページまでの約1000字程度を引用させていただきたいと考えているんです。もちろん、出典を明記し、適切な引用の形を取らせていただきます」
使用範囲を具体的に説明していて、適切な引用方法を提示します。
使用料交渉
使用料の交渉は、双方にとって納得のいく結果を目指します。
市場相場を踏まえた提案
「使用料につきましては、同様の教科書での引用事例を参考に、○○円程度を想定しております。この金額でいかがでしょうか」
市場相場を踏まえた金額を提示することが重要ですね。
柔軟な対応の姿勢
「もし、この金額では不十分とお考えでしたら、ご希望の金額をお聞かせください。可能な限り、調整させていただきたいと思います」
相手の意見を尊重していて、柔軟に対応する姿勢を示すことが大切です。
まとめ
書籍・雑誌の編集者にとって、電話でのコミュニケーションは業務の重要な部分を占めています。著者、取材先、社内の他部署、印刷会社、書店バイヤー、著作権者など、さまざまな相手と適切にやり取りを行うことが求められます。
本記事で紹介した電話マナーのポイントを押さえることで、プロフェッショナルな編集者としての対応が可能になります。常に相手の立場に立って考えましょう。
